Documentos Digitais são considerados uma versão moderna dos documentos físicos e têm conquistado seu espaço na rotina das pessoas. Mas são seguros ou existe diferença além da óbvia? Possuem validade jurídica?
Definição de Documentos Digitais
Os documentos digitais são arquivos que possuem codificação em dígitos binários, sendo acessados por meio de um sistema computacional e podem ter uma origem digital ou digitalizada (em que foram produzidos em forma física e, posteriormente, convertidas para o digital).
Embora internacionalmente sejam considerados sinônimos, os documentos digitais são diferentes dos eletrônicos, porque o segundo é acessado e interpretado por meio de um equipamento eletrônico, podendo ser registrado e codificado de maneira analógica ou por meio de dígitos binários.
Documentos Físicos e Digitalização
Para digitalizar corretamente um documento é preciso agir de acordo com determinadas técnicas:
- Garantir rastreabilidade e auditabilidade, ou seja, o sistema responsável por converter o documento deve apresentar informações como quem digitalizou, a data, o local e qual equipamento foi utilizado;
- Certificar sua compatibilidade com diversos sistemas, logo, deve ser salvo em formato aberto, como PDF, TXT e DOCX, por exemplo, para que possa ser acessado por outros sistemas;
- Após a correta digitalização, o documento físico pode ser descartado, desde que não tenha valor histórico.
Maneiras de Proteger os Documentos Digitais
Da mesma forma que os documentos físicos precisam ser armazenados conforme condições específicas, a versão digital também necessita de cuidado semelhante, em que os arquivos devem ser preservados de modo que haja garantia de sua integridade e autenticidade.
E para isso é aconselhável:
- Fazer backup (cópias de segurança) periodicamente em um HD externo ou na nuvem;
- Colocar nomes específicos para que não precise abri-los para saber do que se tratam;
- Organizar de forma a encontrá-los fácil e rapidamente;
- Restringir o acesso às pastas por meio de senhas e permissões;
- Separar os documentos por categorias em pastas e subpastas.
Período de Armazenamento dos Documentos Digitais
Ciente do que são os documentos digitais, também é importante saber que devem ser armazenados conforme o seu tipo. Por exemplo, os contratos de prestação de serviços e a ficha de colaboradores precisam ser armazenados até o encerramento do vínculo.
Nota fiscal própria ou de fornecedores, contrato de parceria e extrato e depósito bancários devem ser arquivados por um período de cinco anos, enquanto as contribuições da Previdência Social, por 10 anos e a escritura de imóvel, por tempo permanente.
Mas isso só acontece após ter validade jurídica, que é garantida por meio de, por exemplo:
- Assinatura digital: é vinculada ao documento e à pessoa responsável por assiná-lo, tendo a autenticidade e integridade são garantidas por meio da criptografia utilizada;
- Certificação digital: se trata de uma identidade eletrônica, emitida por uma autoridade certificadora, para atestar que a assinatura pertence à pessoa ou entidade correspondente;
- Registro de blockchain: a tecnologia é usada para registrar documentos digitais, certificando-se de que não podem ser alterados ou falsificados.
Benefícios dos Documentos Digitais
Ao elaborar documentos digitais ou digitalizar os físicos, é possível alcançar demais benefícios além de economizar espaço no ambiente de trabalho ou em qualquer lugar que use para armazená-los fisicamente, tais como:
- Aumentar a vida útil, porque os documentos físicos deterioram com o tempo e devido a algumas exposições;
- Custo-benefício, que varia de acordo com quantidade, tempo e gastos específicos, considerando papel, tinta e impressora, reconhecimento em cartório ou com assinatura digital, entre outros;
- Efetividade e rapidez nos momentos de elaborar, editar, aprovar, concluir processos e consultar os documentos digitais (otimização dos processos), o que pode ser feito inúmeras vezes;
- Facilidade para acessar, compartilhar e gerenciar, porque os documentos digitais podem ser consultados independentemente de onde estiver e enviados mais rapidamente a qualquer lugar do mundo, e o físico depende da distância;
- Forma de cumprir leis, normas e regulamentos, porque são reconhecidos juridicamente e acabam facilitando o trabalho de auditorias e processos legais;
- Mais segurança dos arquivos digitais, porque os documentos físicos podem ser perdidos, danificados, desviados, modificados ou até perder a legibilidade, por exemplo;
- Melhora o rastreamento de alterações e aprovações, ou qualquer mudança feita nos documentos digitais, o que acaba garantindo transparência e controle dos processos internos;
- Proporcionar sustentabilidade ao reduzir o uso de papel e de meios que possam ser utilizados para a correta eliminação dos documentos físicos.
Então, o ideal é verificar o que melhor se enquadra na sua realidade e em cada necessidade da sua rotina, fazendo com que os Documentos Digitais, físicos ou ambos sejam uma possibilidade com validade jurídica, desde que respeite seus requisitos.
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Artigo Publicado em: 4 de nov de 2021 e Atualizado em: 20 de março de 2025
