LGPD no RH. Ao lidarmos com a LGPD em diferentes áreas, precisamos ter em mente suas particularidades. Diante disso, o que mudou no setor de RH (Recursos Humanos) desde que passou a vigorar, em Setembro de 2020?
Continue acompanhando este artigo para conhecer, em detalhes, as respostas para este questionamento.
LGPD no RH
Primeiramente, é válido explicarmos ou relembrarmos que a Lei Geral de Proteção de Dados preza, basicamente, pela segurança, transparência e privacidade dos dados pessoais e de seus respectivos titulares.
Sendo assim, é necessário que as pessoas físicas ou jurídicas (empresas de qualquer porte, sejam públicas ou privadas, atuantes em território nacional) que lidam com esse tipo de conteúdo providenciem, constantemente, medidas para que as normas sejam cumpridas com o objetivo de que não sofram as sanções administrativas, que estão em vigor desde Agosto de 2021.
Diante disso, o setor de RH, que, na sua rotina, precisa lidar com as informações pessoais dos colaboradores e candidatos às vagas de empregos de uma empresa, deve se atentar à forma de tratamento do conteúdo em questão, que tende a incluir os seguintes tipos de dados:
- Pessoais: são informações capazes de identificar um indivíduo, como nome, número de telefone, endereço, e-mail e CPF, por exemplo;
- Pessoais sensíveis: aqueles que os diferenciam por características, tais como histórico médico, etnia, religião, biometria e genética.
Mudanças Constantes
Desta forma, o RH igualmente precisa se adaptar de acordo com as determinações da LGPD para garantir a segurança dos dados e respeitar as demais normas enquanto cumpre as suas funções diárias que incluem, por exemplo, a execução de contratos.
Logo, ao receber currículos ou formulários preenchidos (fisicamente ou on-line), as informações precisam ser coletadas e armazenadas após livre e expressa autorização do titular, que deve ser informado sobre todos os detalhes, assim como suas finalidades igualmente necessitam ser respeitadas conforme o combinado.
Sem contar que a orientação é que somente seja coletado o conteúdo essencial para a necessidade do setor ou da empresa para qual presta serviços, e que as suas finalidades sejam justificáveis.
Suporte Jurídico
Além disso, é recomendável buscar apoio no setor jurídico ou contratar um especialista ou uma equipe especializada para que sejam identificados pontos que também precisam estar em conformidade com a LGPD no RH, como, por exemplo:
Diagnóstico
Primeiramente, é feita uma análise de todo o setor para diagnosticar as mudanças que precisam ser realizadas. Em seguida, é observada a forma como acontece a coleta, o armazenamento, o tratamento, o compartilhamento e o descarte dos dados pessoais.
Registro dos Documentos
Em relação à documentação, precisa ser armazenada de maneira segura e a recomendação é que o seu acesso seja restrito aos profissionais autorizados e seus respectivos titulares quando solicitado.
Revisão de Contratos
Outra função é revisar os documentos existentes e modelos futuros para identificar a necessidade de adequação às normas da LGPD, e se precisam ser providenciadas alterações com o intuito de evitar possíveis problemas futuros.
Criação de Política
Devido ao fato de envolver todos os colaboradores de uma empresa e de diferentes formas, é fundamental que tenham ciência sobre a Lei em questão. E, para isso, a recomendação envolve a elaboração de um documento contendo detalhes sobre o modo como são impactados, os seus direitos e deveres, entre outras informações que variam de acordo com cada função e a organização.
Nomeação de um Encarregado
Outra questão que pode ser adotada envolve a nomeação de um profissional para implementar as mudanças no setor, monitorar a recepção delas com o passar do tempo e repassar para a organização os questionamentos envolvendo a LGPD no RH.
Elaboração do Termo de Consentimento
Conforme mencionado anteriormente, a Lei preza pelo livre e expresso consentimento por parte do titular dos dados para que sejam devidamente coletados, então o advogado consegue elaborar o documento e as cláusulas de acordo com cada necessidade.
Investimento em Tecnologias
Outra mudança que pode ser observada com a chegada da LGPD é o investimento em tecnologias, como banco de dados, criptografia e digitalização de documentos, por exemplo, para otimizar os processos manuais e proporcionar segurança extra às pessoas que têm seus dados coletados pela empresa.
Treinamentos Periódicos
Sem contar que, assim como os demais colaboradores, os profissionais do RH igualmente precisam passar por um treinamento periódico para se atualizarem sobre as normas da LGPD, as políticas internas e externas, as ferramentas e tecnologias, e até os possíveis ataques cibernéticos e o que fazer ao se depararem com situações inusitadas.
Por isso, a recomendação é acionar o setor jurídico ou um profissional especializado para que questões como essas ou outras que possam fazer sentido para cada organização sejam devidamente analisadas e adaptadas, se for o caso, ou mesmo recebam a manutenção constante com o intuito de cumprir com as determinações da LGPD no RH.
