Ciclo de Vida de um Contrato. Em relação aos diferentes cuidados que precisam ser tomados sobre uma pessoa jurídica, um deles envolve o contrato: desde análise do que precisa constar no documento, elaboração cuidadosa e detalhada das cláusulas, compartilhamento com pessoas autorizadas, acesso restrito, necessidade de renovação a armazenamento adequado e pelo período esperado, por exemplo.
Todas essas questões fazem parte de um processo relacionado ao ciclo de vida do contrato, que precisa ser respeitado e está relacionado às transações eficientes que tendem a otimizar tempo e recursos. Então, continue acompanhando este artigo para saber quais são as fases do Ciclo de Vida de um Contrato.
Ciclo de Vida de um Contrato
Primeiramente, é preciso explicarmos que o contrato se trata da formalização de um acordo entre as pessoas envolvidas. Ou seja, ao assinarem, as partes passam a ter um respaldo jurídico em relação à negociação, em que ficam detalhados as obrigações e os deveres de cada um.
Mas para que ele cumpra a sua finalidade devidamente, é preciso fazer uma gestão de contratos, em que algumas etapas devem ser seguidas:
- Solicitação ou pedido – há solicitação ou iniciação do processo de contratação após a identificação de uma necessidade, em que ocorre a coleta de informações para que o contrato possa ser elaborado ou redigido;
- Criação – fase dedicada às cláusulas, aos termos e às condições acordadas entre as partes;
- Aprovação e revisão – o contrato é enviado aos envolvidos para que seja aprovado ou haja a indicação das alterações necessárias;
- Negociação – começa quando o contrato é elaborado e disponibilizado para as partes revisarem;
- Assinatura – providenciada após todos concordarem com os termos do contrato;
- Armazenamento – inclui o arquivo do contrato, a organização e a facilidade com que precisa ser encontrada para que consultas e revisões possam ser providenciadas quando necessário;
- Cumprimento – momento dedicado ao gerenciamento das obrigações e dos compromissos contratuais, que quando não são respeitados podem resultar em quebra contratual, multas e perdas, por exemplo;
- Gerenciamento – relacionado à dedicação aos prazos, às renovações, ao relacionamento entre as partes para evitar perdas, penalidades e pagamentos não planejados;
- Análise de desempenho e produtividade – também conhecida como otimização, acontece com os intuitos de identificar o que pode ser melhorado nas negociações futuras e reduzir riscos.
Logo, o ciclo de vida do contrato inclui, basicamente, cinco momentos específicos que variam de acordo com as necessidades e disponibilidades de cada empresa:
Pré-Contratação
A primeira etapa envolve definir o conteúdo do contrato conforme a demanda da empresa, como um serviço ou produto, que precisa ser acompanhado de detalhes sobre as questões logísticas, como a forma de entrega, o local, valor, a quantidade ou o período de fornecimento, por exemplo. Logo, a empresa explica detalhadamente a(s) sua(s) necessidade(s) e o contratante apresenta as soluções disponíveis mais indicadas.
Sem contar que é nesse momento que a empresa descobre que providências devem ser tomadas para ter autorização e, consequentemente, agir legalmente, como é o caso das certidões.
E assim, começa a ser elaborada a minuta do contrato, que é, basicamente, um rascunho do documento, em que podem ser feitas alterações até que o texto final agrade os envolvidos para que possa ser refeita e assinada.
Contratação
Nesta etapa acontecem a negociação e formalização do contrato, que ocorrem a partir do momento em que a análise da minuta é feita pelas partes envolvidas no acordo. E caso identifiquem que há necessidade de fazer alterações nas cláusulas, podem ser providenciados diversos rascunhos até que um deles seja do agrado de todos. E em seguida, o contrato é assinado eletrônica ou presencialmente pelo contratante e contratado, oficializando o acordo firmado.
Pré-Execução
Essa fase marca o período entre as assinaturas e o cumprimento do acordo, que começa a ter o planejamento da sua execução. Logo, são analisados todos os fatores que precisam ser providenciados para que o projeto firmado seja iniciado, tais como preparação do local, separação dos equipamentos ou produtos, armazenamento dos dados, permissão de acesso e registros.
Além disso, o setor financeiro é acionado em relação ao fluxo de pagamentos, ocorre a definição do calendário de entregas e os departamentos envolvidos são notificados sobre o cronograma e a liberação.
Execução
Como o próprio nome indica, a partir desse momento acontece a execução, portanto o objeto do contrato começa a ser entregue com supervisão para garantir que todas as cláusulas sejam respeitadas.
Ainda nesta etapa, é o momento de realizar o controle do cronograma, as vistorias, medições, os pagamentos e outras atividades previstas no documento. Assim sendo, deve-se verificar se há pendências, necessidade de prorrogar alguma data, renovar o contrato ou encerrar o acordo.
Encerramento
Quando o prazo da vigência está próximo e não há a intenção de renovação, deve-se analisar se todas as ações previstas foram providenciadas e os registros devidamente documentados.
Assim que todas as atividades são cumpridas, o contrato pode ser encerrado, armazenado e, posteriormente, eliminado após o período indicado para cada tipo de documento. Por isso, é fundamental que todas as fases do ciclo de vida do contrato sejam acompanhadas com cautela para que sejam devidamente providenciados todos os quesitos que o envolvem.
